Cómo hacer un inventario

Cómo hacer un inventario de almacén a fin de año

El objetivo de saber cómo hacer un inventario en tu almacén a fin de año es poder tener un registro actualizado de todos los productos que tienes en stock. Esto incluye conocer el inventario final, las entradas y salidas de mercancía, y la fecha de caducidad de cada producto. La periodicidad con la que se realice el inventario dependerá de las necesidades de cada empresa, pero se recomienda llevar un registro constante para tener un control adecuado de los productos.

Un sistema de inventario eficiente puede incluir el uso de un software de control especializado en gestión de inventarios. Este tipo de herramienta facilita la tarea de llevar un control minucioso de todas las existencias y permite tomar mejores decisiones en cuanto a pedidos, promociones, y gestión de stocks.

Se trata de comprobar que el stock físico del que disponemos se corresponde con nuestros números. Para eso, se hace un conteo de las unidades para verificar que el saldo inicial del nuevo ejercicio será correcto.

Lo normal es disponer de un software control de herramientas para almacenar esta información de manera más ágil y eficaz durante el año , el proceso sería mucho más fácil y cometerías menos errores.

Tabla de contenidos

¿Qué es un inventario?

Antes de saber cómo hacer un inventario, hay que saber qué es un inventario. Según la definición más común, es la lista detallada de los productos que una empresa tiene en su almacén, cantidad, niveles de existencias, cantidades y características. Saber cómo hacer un inventario es fundamental para hacer un seguimiento preciso de los productos disponibles, tanto en almacén en función del tipo de producto como del tipo de empresa.

Hacer inventarios es un proceso en el cual se lleva a cabo un inventario físico de la mercancía disponible en una empresa. Existen diferentes tipos de inventario, como el inventario anual o el inventario permanente. Es importante saber cómo hacer un inventario correctamente para asegurar un adecuado control de stock.

Durante el proceso de realizar un inventario, se lleva a cabo un recuento detallado de todas las materias primas y productos terminados en existencia. El inventario puede ser una herramienta crucial para la gestión empresarial.

El software de gestión de inventario es una herramienta clave para tener un control eficiente y tomar mejores decisiones en base a la cantidad de productos disponibles y sus cantidades y características. Además, es importante llevar a cabo copias de seguridad del inventario para evitar pérdidas de datos.

¿Cómo hacer un inventario de stock?

El primer paso para saber cómo hacer el inventario, es sumar las compras de stock que se han producido durante el año a nuestro saldo inicial. Después, restaremos las ventas de unidades vendidas o producidas durante este ejercicio. Esto nos dará como resultado el saldo final, que será el saldo inicial del año que viene.

Lo ideal sería poder hacer el inventario a 31 de diciembre. De esta forma, nos aseguramos de que no habrá errores en las variaciones durante las ventas en estas últimas semanas del año. No obstante, hay empresas que empiezan antes, y deben calcular en todo caso las compras de stock que se produzcan y las ventas que tengan lugar durante estas semanas.

Aunque esta fórmula parece sencilla, hacer un inventario se complica mucho cuanto mayor es tu stock y peores son tus sistemas de gestión de almacén e inventario. Necesitas automatizar lo máximo posible. Utilizar un software ERP en lugar de otros programas como Excel, te ayudaría mucho a evitar errores humanos en los cálculos. 

Utilizar un software de control de inventario ERP

Aunque el inventario se suele hacer una vez al año, los errores pueden producirse de manera constante si no llevas una gestión de inventario.

Necesitas localizar, identificar y ubicar los productos correctamente en tu almacén. Cuando se producen compras, debes almacenar los albaranes y las facturas de compra, asegurándote que no pierdes ningún dato y absolutamente todo queda registrado. 

Si no, te puedes encontrar con que hay diferencias entre el resultado del conteo físico y lo que tú tienes en tus números. 

El conteo físico, por otra parte, es mucho más fácil de hacer cuando haces una identificación adecuada de los artículos, lo recomendable es usar códigos de barras porque su lectura mediante pistola laser es más rápida, lectura que podrás descargar en tu ERP. 

No obstante, también es importante no cometer errores en la contabilización de las ventas y compras que hagas a lo largo del ejercicio. Con un software ERP, conectado con tu TPV y con tu tienda online, es mucho más fácil evitar que se produzcan errores en el registro de las ventas. Además, puedes registrar las compras que realices y el nuevo Stock quedará incluido de forma automática en el programa. 

Si tienes una empresa B2B de fabricación, con mayor razón necesitas tener un ERP para que las unidades producidas queden registradas de forma inmediata en tu software, generando códigos de barra del tipo que requieras, como EAN13. En muchos casos, suele hacerse varios conteos físicos a lo largo del año (por ejemplo, de forma trimestral o mensual), de manera que resulte más asequible. 

Gestiona bien tu almacén al hacer inventario

Lo que debes tener muy claro en todo caso es que los procesos eficientes salvarán la vida de tu empresa. Si tu forma de gestionar el almacén es manual y no utilizas un software ERP, saber cómo hacer un inventario de existencias a final de año puede convertirse en una pesadilla.

Para hacer un buen inventario en tu almacén, debes seguir una serie de pasos y utilizar las herramientas adecuadas. El inventario es un registro fundamental para el control de inventarios y tiene un impacto directo en la gestión de tu negocio. Debes saber cómo realizar un inventario de forma periódica y utilizar una herramienta digital como un software de control de inventario para facilitar la realización de un inventario.

Para realizar inventarios de forma eficiente, es importante saber cómo hacer un inventario rápido sin descuidar la precisión. El inventario de un almacén debe hacerse de forma periódica siguiendo un procedimiento establecido. Si no sabes cómo hacer un inventario en tu almacén, busca información sobre cómo realizar un inventario de manera efectiva para mejorar el control de inventarios y optimizar la gestión de tu almacén.

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